Cómo organizar una cata olfativa para pequeño grupo de clientes – Parte 1

03 / 08 / 23

Autor

Elena del Valle - Formacion Perfumes

Fecha

03 / 08 / 23

Categoría

Los workshops o talleres de cata olfativa consisten en reunir o citar a un grupo de clientes potenciales para que descubran y prueben un número determinado de productos.

La Vendedora de Perfumes puede mostrar un único lanzamiento o bien aprovechar la ocasión para presentar toda una colección de perfumes.

Para que tu Cata Olfativa tenga éxito, es conveniente observar estos aspectos preliminares para su preparación:

1º ¿Qué es lo que quieres conseguir?:

Lo primero que tienes que tener claro cuando estés planeando hacer una cata olfativa es el fin de la misma.

¿PARA QUÉ QUIERES HACER ESA CATA?

¿CUÁLES SON TUS OBJETIVOS?

¿Quieres dinamizar las ventas?

¿Quieres dar a conocer tu último lanzamiento?

¿Quieres estrechar lazos con tus clientes o captar algunos nuevos?

 

Tus respuestas a estas preguntas determinarán la estructura y dinámica a seguir.

Mi recomendación, sobre todo al principio, es que los escribas en tu cuaderno de notas para tenerlos bien claros. El mero hecho de anotarlos obligará a tu mente a poner en orden el fin y los medios para lograrlo.

 

2-  ¿Dónde quieres hacerlo?

 

Si tu objetivo inmediato es facturar, lo ideal es buscar un espacio dentro de la tienda o en tu mismo espacio de venta (si la distribución y superficie de la misma lo permiten, ¡claro!).

Algunas perfumerías cuentan con alguna salita anexa que podrías decorar o ambientar según el tema de tu presentación.

También podrías realizar este pequeño evento en un lugar externo a la perfumería: restaurante, hotel, terraza de moda, …

El emplazamiento elegido debe ser coherente con el tema y con el motivo de lo que vayas a presentar (colores, ambiente, atmósfera,).

En este caso deberás contar con una partida de presupuesto extra. Ten en cuenta que no siempre hay retorno directo inmediato en este tipo de acciones, pero suele ser un arma super eficaz para fidelizar y estrechar la relación de confianza con tu clientela.

En estos tiempos que corren, antes de organizar nada, consulta restricciones Covid en tu localidad.

 

 

 

3- ¿A cuántas personas invitarás?

 Según tus objetivos, determina a cuántas personas te interesa invitar y el criterio que vas a seguir para ello: grandes consumidores de la enseña, fans de la marca, nuevos clientes, …

Si cuentas con una base de datos o CRM optimizada, te será de vital importancia filtrar según los parámetros clave para tu convocatoria.

Hazte un listado de potenciales invitados y ten en cuenta que más o menos un 10 % de las personas que te confirmen asistencia no acudirán. ¡Eso en el mejor de los casos!

No te desesperes ni te lo tomes como algo personal.

Piensa si les vas a citar a todos a la vez, si vas a organizar diferentes turnos o si prefieres asignar unas horas y que vayan pasando espontáneamente a lo largo del día.

Llegado el momento, si tienes algunos fallos de asistencia, trata de invitar espontáneamente a algunos clientes a que visiten la tienda en ese momento para completar grupos.

 

El número de personas total que podrás invitar a la vez, estará en función del espacio que hayas elegido. Calcula que si tus invitados van a estar sentados necesitarán alrededor de 1 metro de separación entre ellos. Si están de pie, como mínimo metro y medio por persona.

Antes de reunir a varias personas, confirma normativa y recomendaciones Covid vigentes en ese momento y ubicación.

 

 4 – ¿Qué productos vas a presentar?

 

Si estás en un lanzamiento puedes presentar un solo perfume y su línea complementaria.

Mi sugerencia es: siempre que organices un evento de este tipo, aprovecha la oportunidad para presentar varios perfumes o una colección completa a la vez; así amortizarás el gasto no sólo de dinero, sino también de tiempo y energía.

 

5- ¿Cómo vas a informar a los clientes de la convocatoria?

Elige el mejor canal según tus objetivos:

  • Whatsapp: el más rápido y eficaz hasta el momento. Puedes incluir alguna imagen visual que haga referencia al evento para hacerlo más atractivo.

 

  • Envío invitación por email: el diseño y contenido debe ir alineado con la imagen de tu perfumería o marca (habla con tu departamento de marketing). Ten en cuenta que el formato elegido debe ser responsivo, esto es, que se pueda abrir desde cualquier tipo de dispositivo (ordenador, tablet o móvil).

 

  • Envío invitación física por correo postal: el tipo de papel, diseño impresión y contenido deben ir alineados con la imagen de la perfumería o de la marca (habla con tu departamento de marketing).

 

Esta última opción te sugiero reservarla para los grandes eventos u ocasiones muy destacables. Requiere más tiempo de preparación. Debes  tenerlas impresas al menos un mes antes. Hacer el envío postal como fecha límite tres semanas antes del evento y recopilar las  respuestas durante la semana anterior a la cita.

 

 

Si quieres un toque más sofisticado y “de luxe” al envío de presentaciones, puedes hacer las invitaciones escritas con caligrafía clásica.

En toda invitación para tu cliente, debes incluir esta información, independientemente del canal que hayas elegido para comunicar el evento:

  • Lugar
  • Horario
  • Duración.
  • En qué consiste la actividad
  • Qué beneficios tiene para tu cliente asistir a este evento / qué le va a aportar (si no entiende por qué debería asistir igual deniegue la invitación. ¡Nuestro ritmo de vida es demasiado apretado para perder el tiempo en tonterías!)
  • Cómo tiene que confirmar asistencia.
  • Fecha límite para dar respuesta a la invitación.
  • Dress code: cómo se debe ir vestido o si se debe llegar algún tipo de prenda especial (suele resultar divertido llevar algo del color del lanzamiento que presentes: implica y motiva a tus clientes a la vez que crea decoración o ambiente cuando están todos reunidos).

 

Ahora que ya conocemos los preliminares para la organización, estamos preparados para hacer el diseño del set up o montaje de la decoración del espacio para desarrollar con éxito tu cata olfativa.

¡No te pierdas la entrega de la próxima semana!

Te desvelaré más secretos para triunfar.

¡Te espero!,

 

Elena del Valle

 

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Nota: Este artículo fue desarrollado a petición de Carmen, en ese momento Asesora de Perfumes ECI Castellana, Madrid (hoy formadora de importante marca de perfumería).

 

Si hay algún tema que quieres que tratemos o alguna anécdota que te apetezca contar, escríbenos. ¡Tú eres parte de este CLUB DEL PERFUME!

 

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